28.01.2021 | Служба новостей УкрФирм
Компания, проводящая конференцию, может преследовать различные цели. Это могут быть реклама своей продукции, информационное мероприятие о планах компании на будущее или традиционная составляющая компании. Вне зависимости от того, что именно руководитель ждет от проведения мероприятия, он хочет, чтобы оно прошло успешно и собрало много участников. То есть, решить основные задачи – провести событие качественно и на высоком уровне.
Подготовка
Первое, что должен решить организатор – это наличие проблемы, над которой необходимо работать. Второе – есть целевая аудитория, которой будет доноситься определенная информация. После этого следует обратиться к насущной задаче – аренда конференц-зала. В комплексе, конференция состоит из четырех основных компонентов:
- состояние прорабатываемой сферы деятельности компании;
- возможности взаимодействия с потенциальными клиентами, представителями власти, партнерами, поставщиками;
- практический опыт организации;
- сбор материалов для проведения мероприятия.
Для проведения крупномасштабной конференции, подготовка может занять много времени: от месяца до полугода.
Выгодная аренда конференц-зала в Киеве – это одна из основных задач, для успешного проведения мероприятия. Весь процесс можно разделить на ключевые этапы. Каждый из них следует прорабатывать тщательно и внимательно:
- тематика конференции;
- разработка программы мероприятия;
- реклама предстоящего события;
- организация.
Этапы разработки конференции
Тема должна иметь несколько граней, затрагивать разносторонние интересы аудитории. Первоначальный этап подразумевает фиксацию всех идей, которые может придумать организатор. Иногда даже самые безумные на первый взгляд мысли могут стать настоящей изюминкой в проекте, выделить его из общего потока мероприятий в городе.
Половина успеха – приглашение грамотных спикеров, качественное наполнение содержания всего события. Приглашенным ораторам должно быть интересно поделиться своим опытом, а гостям – услышать информацию от них.
Посетители отдают предпочтение конкретным данным, без навязчивой рекламы. Поэтому стоит избегать однолинейного рассказа о том, какая хорошая компания и как хорошо с ней работать. Нужно совместить историю фирмы, ее достижения, результаты труда. Не забывать об активном сотрудничестве с другими партнерами.
Программа проведения мероприятия разрабатывается от момента встречи приглашенных до заключительного этапа раздачи рекламных постов, контактов. Организаторам следует выбрать просторные конференц-залы киев, установить оборудование, рассчитать время выступления докладчиков и перерывы на обеды и кофе-паузы.
Далее следует провести рекламу предстоящего события, сообщить о нем общественности. Сделать это можно в печатных изданиях, на телевидении и в интернете. Также для рекламы используются кафе – там размещают посты-сообщения. Важно найти ЦА, и дать развернутую программу того, о чем расскажет конференция, что можно почерпнуть из ее сведений. Инструментов для продвижения конференции немного, но грамотное их использование – залог успеха всего мероприятия.
Важно не только находить пути воздействия, но и уметь грамотно их комбинировать. То есть внедрять информацию о проведении мероприятия следует заранее, а программу составлять точную, выделяя основные аспекты для аудитории слушателей.
Организация конференции должна быть креативной. Однотипные и скучные лекции давно не привлекают посетителей. Необходимо умело разбавлять общее течение доклада неформальными дискуссиями, присуждениями премий. К идеям ярких мероприятий можно отнести оформление помещения. Зал можно украсить цветами, дополнить стены плакатами, где будет кратко дублироваться информация всего события.
Немаловажным в процессе мероприятия будет организация общения докладчиков, достаточно времени для формального и неформального общения, возможность посетителей задать интересующие их вопросы. Причем процентное соотношение бесед следует распределять исходя из специфики докладов. Некоторые события требуют больше строгого содержания, такие как юридические, финансовые сферы. Телекоммуникации предпочитают живое общение, больше неформальных перерывов и фуршетов.
Заключение
Конференция – главное мероприятие по обмену информацией. Она дает возможность выделить определенную тематику и собрать людей единомышленников. Поскольку мероприятие требует серьезной подготовки, то важно уделить ему достаточно времени, учитывая все возможные детали. Если возможности уделить событию достаточно времени нет, можно заменить его презентацией, пресс-ланчем. Главное, чтобы это было результативно. Важным моментом является помещение, где будет проводиться мероприятие. Лучше всего арендовать конференц-залы в киеве, которые оборудованы специальной техникой, и предназначены для того, чтобы докладчику было комфортно выступать, а слушателям воспринимать информацию.
Многое зависит от спикера – основного действующего лица на докладе. Если нет точной линии поведения для представителя, то нужно еще поработать над сценарием, и отложить на некоторое время предстоящей встречи.
Вспомогательный персонал размещает посетителей, участников события, разносят напитки во время кофе-пауз, проверяют аппаратуру звука и видео презентации. Сотрудников должно быть достаточно, чтобы каждый занимался своим делом и отвечал за конкретный участок работы. Таким образом все будет выполняться слаженно и конференция пройдет успешно.
Организация профессиональной бизнес-встречи – непростое задание. Однако опыт и навыки специалистов, работающих в данном направлении, не оставляет сомнений, что у сферы большое будущее. Освоение происходит постепенно, на данный момент составляет не более 20%. Однако интерес компаний к проведению рекламы своей деятельности таким способом говорит о высокой результативности и качества предоставляемых услуг. Также организации, использующие в своей деятельности масштабные презентации, наблюдают повышение интереса к ней.
|
|